MPPB publica ato que regulamenta política de gestão de documentos na área administrativa
Foi publicado no Diário Oficial Eletrônico, dessa terça-feira (15/12), o Ato nº 84/2020, que dispõe sobre a gestão documental no Ministério Público da Paraíba. O documento regulamenta a primeira etapa da Política de Gestão de Documentos, que compreende a área administrativa do MPPB, e entrará em vigor em 90 dias.
Conforme destacou o procurador-geral de Justiça, Francisco Seráphico Ferraz da Nóbrega Filho, o ato atende à necessidade da Procuradoria-Geral de Justiça instituir uma política arquivística e de gestão, para proteger e conservar os documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico na instituição.
A iniciativa está fundamentada nos artigos 216 da Constituição Federal (que diz que compete à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e adotar as providências para possibilitar a sua consulta a quem dela precisar); no artigo 1º da Lei Federal nº 8.159/91 (que versa sobre o dever do poder público de fazer essa gestão e proteger documentos e arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação) e no artigo 7º da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011, segundo o qual é função dos arquivos públicos a preservação da memória e o exercício da cidadania, inclusive para permitir o acesso a documentos oficiais).
O Ato possui cinco títulos (disposições preliminares, responsabilidades, documentos, arquivos e disposições finais) e está dividido em capítulos, com 32 artigos. Ele disciplina a gestão documental da área administrativa no MPPB, e pode ser complementado, no que couber, pela legislação arquivística brasileira e outras normas e orientações do Conselho Nacional de Arquivos e do Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP).
Com o Ato, estão aprovados o plano de classificação de documentos de arquivo por assunto da área administrativa (anexo I) e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades (TTDDA, anexo II), que deverão ser adotados por todos os órgãos administrativos da instituição.
Segundo o secretário de Planejamento e Gestão, o promotor de Justiça Leonardo Quintans, além de regulamentar a gestão de documentos na instituição, o Ato tem como objetivo tratar a massa documental existente no MPPB e que foi acumulada ao longo do tempo, identificando os documentos que podem ser descartados e os que devem ser guardados. “O objetivo da instituição é instituir essa política e essas normas para tratar os documentos e o acervo existente. Isso vai otimizar espaços e contribuir para a preservação do meio ambiente. Vale destacar que essa iniciativa está conectada com o momento tecnológico que estamos vivendo, porque, recentemente, foram extintas as pastas físicas no MPPB e todos os documentos estão sendo criados, gerados e armazenados de forma eletrônica, através do sistema MP Virtual. A exceção são os documentos históricos e os que precisam ser preservados em formato original”, explicou.
Para ler o Ato 84/2020 e seus anexos na íntegra, clique AQUI.
