PGJ publica ato que disciplina a realização de eventos no Ministério Público da Paraíba
Foi publicado, no Diário Oficial Eletrônico da última terça-feira (25/10), o Ato PGJ nº 126/2002 que regulamenta o planejamento e a execução de eventos institucionais do Ministério Público da Paraíba. O ato do procurador-geral de Justiça, Antônio Hortêncio Rocha Neto, estabelece que a gestão das atividades de planejamento e a realização de evento cujo teor requeira a execução de procedimentos protocolares serão de competência da Assessoria de Cerimonial do MPPB.
De acordo com o ato, considera-se evento a realização de solenidade, cerimônia, palestra, capacitação e similares, de caráter institucional, planejado para ocorrer em espaço de tempo previamente definido, com a finalidade de agregar pessoas física ou virtualmente, para o alcance de objetivos comuns.
O Ato PGJ nº 126/2002 estabelece 16 atribuições da Assessoria de Cerimonial, entre as quais, organizar todas as solenidades e as cerimônias que a instituição promover; propor e indicar o cumprimento das normas do cerimonial público quando o Ministério Público da Paraíba for o anfitrião ou participante de eventos; organizar e supervisionar as ações de preparação do evento, bem como indicar local e sugerir tipo de serviço; e organizar lista de convidados e confirmação da presença.
Eventos
Ainda conforme a regulamentação, quando o evento indicar a necessidade de locação de sala, hospedagens ou a contratação de link específico de internet, a unidade solicitante do evento deverá formular Procedimento de Gestão Administrativa, no MP Virtual, com pelo menos 60 dias de antecedência da data da realização do evento, e, em seguida, encaminhar a demanda à Assessoria de Cerimonial. Não havendo essas necessidades, a demanda deverá ser formulada com, no mínimo, 30 dias de antecedência.
Ficou estabelecido no ato que, para a execução do evento, a Assessoria de Cerimonial realizará reunião prévia de planejamento com a unidade solicitante para definir detalhes como local do evento; público alvo e quantidade de pessoas; planejamento da segurança do evento; formato do evento, se presencial, virtual ou híbrido (plataforma); estrutura quanto ao uso de recursos audiovisuais, uso de link de internet, alimentação e pessoal de apoio; necessidade de transporte de autoridades e participantes; entre outros.
No dia anterior à realização do evento, a Assessoria de Cerimonial fará checklist, a fim de constatar o atendimento de todas as demandas planejadas para a execução do evento.
Agendamento
Também foi determinado, pelo Ato PGJ, o setor responsável pelo agendamento de uso dos ambientes do MPPB: o auditório da Procuradoria-Geral de Justiça com a assessoria do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional; os auditórios das Promotorias de Justiça com a coordenação da unidade; e o auditório do prédio do MPPB onde funciona o Núcleo de Combate à Sonegação Fiscal com coordenação da secretaria unificada em matéria de crimes contra a ordem tributária da Promotoria de Justiça de João Pessoa.
