MPPB lançará o PROGEDA - Projeto de Gestão de Documentos e Arquivos

Implementação colocará MP na vanguarda da gestão documental

Quatro mil e trezentas caixas, o que corresponde a 601 metros lineares de documentos, ocupando o espaço de cinco salas. Este é o tamanho do atual acervo do Departamento de Arquivo e Documentação (Dadoc) do Ministério Público da Paraíba, que reúne apenas arquivos da Procuradoria-Geral de Justiça e das Curadorias de João Pessoa. Para resolver de vez a questão da preservação documental, o MPPB vai implementar o Projeto de Gestão de Documentos e Arquivos (Progeda), elaborado pelo departamento. O procurador-geral de Justiça, Oswaldo Trigueiro do Valle Filho, já deu ordem ao Dadoc e à Diretoria Administrativa para dar início ao projeto.

Nesta terça-feira (29), o chefe do Departamento de Arquivo e Documentação, Fernando Ricardo Barbosa Lima, fez a apresentação do projeto ao procurador-geral, ao secretário-geral, Francisco Lianza, à diretora administrativa, Leila Vilhena, e ao diretor de Tecnologia da Informação, Jefferson Ferreira. “Tomamos a decisão política de implementar o projeto, que é um roteiro bem estudado e que vai vai ser iniciado desde agora”, ressaltou o procurador-geral.

Será criada uma Comissão Permanente de Avaliação dos Documentos que será composta por integrantes da Administração Superior, membros e servidores do MPPB. A função da comissão será a análise, avaliação e selecição da documentação produzida pelo MP com vistas à identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos demais.

De acordo com Fernando Ricardo Barbosa, o projeto prevê, até julho de 2012, a elaboração de um Código de Classificação de Documentos e Arquivos do Ministério Público. Ele explicou que o código é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição. Essa classificação é feita para agrupar os documentos sob um mesmo tema, agilizando sua recuperação e facilitando as tarefas arquivísticas.

Outro documento que será produzido é a Tabela de Temporalidade Documental (TDD) que é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. Fernando Ricardo Barbosa explicou que a TDD define quais os documentos que documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial) e quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central) e quais devem fazer parte do arquivo permanente. “Com a TDD vamos eliminar 60% da documentação”, disse Fernando Ricardo.

Gestão documental

Após a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade, a próxima etapa do projeto será o tratamento de todos os arquivos que fazem parte do acervo aplicando o CDD e a TTD. Para tanto, uma equipe de especialistas fará um diagnóstico da situação de todo o acervo do departamento. Paralelo a isso, serão promovidas palestras e campanhas internas de conscientização de todos os órgãos de setores do MPPB quanto à mudança na gestão documental.

Segundo o chefe do Dadoc, outra etapa do projeto consiste na implementação de uma sistemática de gerenciamento eletrônico das informações com a adoção de tecnologia para processamento de documentos. Ele afirmou que isso vai ocorrer com a aquisição de uma arquitetura de gestão eletrônica de arquivos de documentos e autos do MP.

“Nestas etapas, o projeto prevê a aquisição de infraestrutura digital para processamento dos documentos, o redimensionamento para abarcar a rotina dos documentos do Dadoc e a aquisição de mobiliário adequado à conservação de documentos que são as estantes deslizantes. Com isso vamos diminuir em 70% o espaço físico utilizado”, relatou Fernando Ricardo.

Vanguarda

Conforme o chefe do Dadoc, a adoção do Projeto de Gestão de Documentos e Arquivos vai colocar o Ministério Público da Paraíba na vanguarda da gestão documental. Ele explicou que a previsão de esgotamento do espaço físico do departamento, já contando com área na Promotoria de Mangabeira é de 2013, com o acúmulo de mais 650 caixas. “A implementação do projeto vai causar impacto na esfera administrativa e funcional”, concluiu ressaltando que o projeto vai possibilitar o resgate histórico da instituição.